JD hay JP?

(minh họa: Khều)

Từ các JD, người quản lý có thể hiểu được cấu trúc tổ chức do mình xây dựng và các chức danh do mình bố trí đã bao trùm lên hết các mục tiêu và nhiệm vụ mà tổ chức phải thực hiện hay chưa. Cũng từ các JD, người quản lý có được bức tranh bao quát về hoạt động của tổ chức và năng lực cần có của đội ngũ nhân sự.

Mặc dù JD là một trong những công cụ quản lý phổ biến ở hầu hết các tổ chức, trong xu hướng mới ngày nay, nhiều doanh nghiệp đã chuyển hướng sang xây dựng JP (Job Profile - tạm dịch là “hồ sơ công việc”) cho các chức danh để thay thế cho các JD truyền thống.

Ngay tại Việt Nam, từ hơn chục năm trước, một số công ty nước ngoài (như Công ty Xi măng Sao Mai, nay là Holcim Vietnam) đã đưa JP vào áp dụng thay cho JD và thực hiện một cuộc cách mạng trong hoạt động phát triển tổ chức (organization development - OD).

JP là gì? Vì sao nhiều doanh nghiệp lại chủ trương xây dựng JP thay cho JD vốn đã quen thuộc từ lâu?

Nếu JD chủ yếu để trả lời câu hỏi “Phải làm gì?”, thì JP trả lời đồng thời hai câu hỏi “Chủ yếu làm gì?” và “Phải làm tốt như thế nào?”.

Hầu hết các JD hiện nay chỉ mô tả cho người giữ chức danh đó biết mình phải làm gì - đúng với tên gọi “mô tả công việc”. Khi chuyển từ JD sang JP, người đọc sẽ hiểu được chức danh này sẽ làm những việc gì (KPA - Key Performance Area), và những việc này sẽ được đánh giá thông qua các tiêu chí nào (KPI - Key Performance Indicator). Thực ra, KPA bao hàm ý nghĩa một lĩnh vực công việc chủ yếu, có thể hiểu tương đương với một chức năng (function).

Chẳng hạn, một trong những KPA của bộ phận nhân sự là tuyển dụng, đồng nghĩa với việc bộ phận này có chức năng tuyển dụng. Còn KPI là chỉ số hay thước đo chủ yếu để đánh giá hiệu quả làm việc của cá nhân (hoặc bộ phận). Trong JP, mỗi công việc sẽ có ít nhất một tiêu chí chủ yếu để đo lường và đánh giá. Chẳng hạn, trong JP của một trưởng phòng nhân sự có một KPA là “tuyển dụng” và KPI tương ứng để đánh giá có thể là “thời gian đáp ứng yêu cầu tuyển dụng”.

Khác với JD - thường liệt kê khá nhiều công việc mà nhân viên phải làm, JP chỉ liệt kê những lĩnh vực (nhóm) công việc chủ yếu. Khi thay JD bằng JP, người giữ chức danh tương ứng không chỉ hiểu rõ những công việc mình phải làm, mà còn hiểu thêm mình sẽ được đánh giá hiệu quả công việc thông qua các tiêu chí nào. Điều này sẽ tạo động lực để người có JP cố gắng phấn đấu hoàn thành công việc theo các tiêu chí đã biết.